Posao.Banjaluka.com za klijenta traži radnika na poziciji:
Tehnički sekretar
OPIS POSLA:
- Prima pozive na telefonskoj centrali za sve zaposlene, faxove, proslijeđuje pozive, prenosi poruke;
- Šalje dopise, zahtjeve i obavlja sve vrste poslovne korespodencije sa strankama;
- Vodi evidenciju klijenata preduzeća;
- Prijem, protokolisanje i slanje pošte;
- Protokolisanje faktura u knjigu izlaznih faktura;
- Vodi evidenciju o odsustvu radnika za vrijeme radnog vremena;
- Vodi evidenciju sastanaka za direktoricu;
- Vodi evidenciju važenja dozvola za table na zgradi;
- Arhivira i vodi brigu o ulaznoj i izlaznoj dokumentaciji, zaduženja opreme radnika ( vodi računa o ključevima i karticama);
- Protokolisanje, skeniranje,kopiranje i odlaganje poslovne dokumentacije;
- Vodi arhivu i čuva opštu dokumentaciju preduzeća (fizički i elektronski);
- Vodi evidenciju brojeva mobilnih telefona i vrši ažuriranje telefonskog imenika;
- Vodi evidenciju troškova VPN mobilnih telefona;
- Vodi računa o tajnosti informacija;
- Pruža podršku ostalim odjeljenjima: tehničkoj službi, službi prodaje i nabavke; službi finansija,službi telekomunikacija itd;
- Koordinira aktivnosti sa higijeničarkom vezano za nabavku materijala i održavanje poslovnog centra;
- Nabavlja kancelarijski materijal za sve službe;
- Zaprima narudžbenica i vrši obradu i pripremu sve potrebne dokumentacije za prihvatanje narudžbenice
- Vrši prijavu i odjavu radnika u Poresku upravu;
- Vodi evidenciju radnih odnosa i arhive zaposlenih ( Ugovore, dosijei radnika );
- Vodi šihtaricu pojedinačnu po radnicima i zbirnu šihtericu;
- Vodi evidenciju godišnjih odmora, slobodnih dana, ljekarskih pregleda;
- Vodi evidenciju VPN brojeva (zahtjeva, uključenja);
- Vodi evidenciju troškova goriva;
- Unosi Narudžbenice i podatke u program za praćenje dinamike u sektoru telekomunikacija;
- Vodi unos listova građevinskih knjiga za sektor elektroinstalacija;
- Prati i priprema opštu dokumentaciju za tendere;
- Obavlja poslove u okviru stručne osposobljenosti za kojima su ukaže potreba, a po nalogu nadređenog.
- Priprema dokumentacije za tendere opšti dio
- Prevodi na engleski
- Ažurna i dnevna komunikacija sa klijentima na glavnom emailu firme
- Ažuriranje podataka o emailova i telefonima klijenata u datoteku imenik
- Vođenje evidencije o datumima registracije auta i obavještenje o tome sektora logistike
- Vođenje svih važnih datuma za firmi i za klijente
- Ažuriranje novogodišnjih spiskova za čestitke
- Korespodencija sa zakupcima
- Organizacija službenih puteva direktora preduzeća/rezervacije hotela,pokloni za klijente,dokumentacija potrebna za put itd…/
- Vođenje evidencije kontrole pristupa zaposlenih radnika
- Koordinator u procesu ISSO certifikacije
- Vodi komunikaciju sa higijeničarkom o čišćenju i urednosti kancelarija
- Prati sve potrebe kabineta direktora/organizacije velikih posjeta klijenata i prezentacija,svi prevodi za kabinet,svi dopisi u ime direktora,sve prepiske,ažuriranja svih sudskih sporova i prepiske sa advokatima/
OVLAŠTENJA:
- Zastupa interese firme u korespodenciji emaila na zvaničnom emailu firme
- Odgovorna za čuvanje arhive preduzeća i korištenje pečata firme
- Ogovorna i ovlaštena za korištenje faksimila Direktora
ODGOVORNOSTI:
- Za korištenje i čuvanje osnovnih sredstava firme
- Odgovoran za čuvanje povjerljivih informacija iz sektora Uprave
- Odgovoran za pravovremeni protok informacija
USLOVI:
- VSS –fakultet društvenih nauka, pravni, ekonomski fakultet ili SSS ekonomskog smjera,
- Najmanje 5 godina radnog iskustva na sličnim administrativnim poslovima sa iskustvom u praćenju i pripremi dokumentacije za tendere
- Poznavanje rada na računaru
- Aktivno znanje engleskog jezika
- Poznavanje MS Windows programa
Prijave slati putem opcije “PRIJAVITE SE”.